VisiFair - FAQ

VisiFair ist eine Online-Buchungsplattform, die explizit für Messen entwickelt wurde. Mithilfe von VisiFair können Dienstleistungs- und Speditionsunternehmen Online-Slots für die Ein- und Ausfahrttage von Veranstaltungen der Messe Stuttgart buchen. Ferner können Gabelstapler disponiert werden.  

Das System ermöglicht es, den Verkehr an Auf- und Abbautagen digital zu koordinieren. Hohe Verkehrsaufkommen können mit VisiFair besser gesteuert werden, um eine Überlastung des öffentlichen Straßenverkehrsnetzes rund um das Messegelände zu vermeiden. Dies betrifft auch die interne Verkehrs- und Prozessverbesserung. Mit VisiFair können die Entladezeiten und der Einsatz von Gabelstaplern einfacher koordiniert werden. Außerdem ist der Fahrzeug- und Personaleinsatz für die Kundinnen und Kunden deutlich besser planbar.

Jede Veranstaltung wird von der Messe Stuttgart individuell in VisiFair angelegt. Für die Hallennutzung werden die zugehörigen Ladezonen aktiviert sowie die entsprechenden Auf- und Abbauzeiten festgelegt.

In VisiFair ist das gesamte Messegelände mit allen Be- und Entladezonen digital abgebildet. Den Ladezonen sind, entsprechend ihrer Größe, jeweils logistische Kapazitäten zugeordnet. Im Portal kann für die jeweilige Veranstaltung die gewünschte Ladezone und der Zeitraum gewählt werden.

Zur Buchung eines Zeitfensters (Slot) müssen Sie sich auf der Website visifair-bookings.messe-stuttgart.de registrieren. Mit diesen Zugangsdaten können Sie sich anschließend im System einloggen und für die jeweilige Veranstaltung Slots buchen.

Folgende Informationen müssen bei der Buchung angegeben werden:

• Firmenadresse
• Passwort
• E-Mail-Adresse
• Mobiltelefonnummer des Fahrers/der Fahrerin
• Amtl. Kennzeichen des Fahrzeugs
• Sprache des Fahrers/der Fahrerin (in zehn Sprachen verfügbar)
• Messehalle
• gewünschte Ladezone (Ost oder West)
• Logistikdienstleistung gewünscht (ja/nein)
  Wenn ja, muss die Logistikdienstleistung beim Servicepartner Schenker Deutschland AG separat gebucht werden
• Gewünschtes Datum und Uhrzeit

Bei unvollständiger Buchung, wenn z.B. Angaben zum Kennzeichen oder zum Fahrer/zur Fahrerin fehlen, wird ein Reservierungsschein versendet. Darin werden Sie aufgefordert, die Daten zu vervollständigen. Der Reservierungsschein berechtigt noch nicht zur Einfahrt auf das Messegelände. Hierzu ist der Einfahrtsschein erforderlich.
Hinweis: Möglicherweise liegen einzelne Angaben wie das Kennzeichen oder die Mobiltelefonnummer des Fahrers/der Fahrerin zum Zeitpunkt der Reservierung noch nicht vor. Die Buchung kann dennoch im System bereits vorgenommen werden.

Nach erfolgreicher Buchung wird automatisch ein Einfahrtsschein erstellt und versandt. Auf diesem Schein sind sämtliche Buchungsdaten sichtbar. Außerdem enthält er eine Wegbeschreibung zur gebuchten Ladezone sowie einen QR-Code. Dieser ist zur Einfahrt erforderlich. Der QR-Code auf dem Einfahrtsschein zeigt immer den aktuellen Stand des gebuchten Slots. Sollte die Buchung zu einem späteren Zeitpunkt vervollständigt werden (bspw. Hinzufügen des Kennzeichens), gilt der QR-Code trotzdem als Einfahrtsschein.

Grundsätzlich gilt: Das Passwort wird zu Beginn der Buchung festgelegt und ist auch nach der Buchung für alle Funktionen in VisiFair notwendig. Sollte das Passwort vergessen worden sein, kann über die Funktion "Passwort vergessen“ ein neues Passwort generiert werden.

Nach der Registrierung wird ein Bestätigungslink an die angegebene Mailadresse gesendet. Dieser muss aktiviert werden, um die Registrierung vollständig abzuschließen.

VisiFair regelt die Verfügbarkeit von Flächen und Slots. Sollte der gewünschte Slot schon belegt sein, muss ein anderes Zeitfenster gebucht werden.

Entsprechend den logistischen Anforderungen können auch mehrere Slots an verschiedenen Tagen gebucht werden.

Ein Slot kann auch vor Ort gebucht werden. Allerdings kann nicht gewährleistet werden, dass noch passende Stellplätze zur Verfügung stehen. Eine frühzeitige Buchung wird daher empfohlen. Sollte kein freier Slot zur Verfügung stehen, sollten Sie sich an den Check-in wenden. Die Personen vor Ort helfen dann weiter.

Für die Einfahrt an den festgelegten Auf- und Abbautagen muss künftig über VisiFair kostenpflichtig ein Zeitfenster (Slot) gebucht werden. In VisiFair ist die Bezahlung mit Kreditkarte (Visa und Mastercard) sowie Paypal möglich.

Die Fahrzeugkategorien und Preise können Sie der Tabelle entnehmen:

Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Umsatzsteuer (nach UStG in der jeweils neuesten Fassung)
Preisstand: November 2023 (Änderungen vorbehalten)

Die CMT, MEDIZIN/TheraPro und die Frühjahrsmessen werden im Frühjahr 2024 noch mit Kaution abgewickelt.

Für die Ein- und Ausfahrt auf das Gelände ist der Einfahrtsschein vorzulegen (digital oder ausgedruckt). Am TOR 2 erfolgt die Vorregistrierung (Scan des QR-Codes) durch das Sicherheitspersonal. Vor der Einfahrt in die gebuchte Ladezone wird der Einfahrschein am TLP (Trennung-Ladezone-Parkplatz) erneut gescannt. Mit diesem Scan beginnt die dem Fahrzeug zugeordnete Be- und Entladezeit.

Nein, der Einfahrtsschein berechtigt nicht zum Parken während Veranstaltungen.

Bezüglich Fragen zum Buchungsprozess können Sie sich an die Hotline von VisiFair wenden. Bei Anliegen bezüglich der Einfahrt wenden Sie sich bitte an Verkehr & Sicherheit bzw. die Hauptwache.  

In VisiFair können in einem Slot mehrere Ziele (Ladehöfe) gewählt werden. Dazu gibt es bei der Buchung die Funktion Multistops.  

Eine individuelle Verlängerung der Zeitslots ist nicht möglich. Wenn mehr Zeit für das Ein- oder Ausladen benötigt wird, muss ein neuer Slot gebucht werden.

Zur Einhaltung der Buchungszeiträume wird die Ein- und Ausfahrt bei der Messe Stuttgart mit VisiFair überwacht. 15 Minuten vor Ablauf des gebuchten Slots sendet das System eine Erinnerungs-SMS an die hinterlegte Mobiltelefonnummer. Wird die gebuchte Zone nicht geräumt, behält sich die Messe Stuttgart vor, das Fahrzeug kostenpflichtig abzuschleppen. 

Das Zeitfenster orientiert sich an der Fahrzeuggröße und ist gesetzt. Die Länge der Slots lässt sich nicht ändern.

Die Daten können im VisiFair-Buchungssystem jederzeit geändert werden. Bei kurzfristen Änderungen kann die Anpassung auch vor Ort am Check-in erfolgen.

Jede Buchung kann bis zum Beginn des gebuchten Zeitfensters nach Verfügbarkeit kostenfrei geändert werden. Wird ein gebuchter Slot nicht in Anspruch genommen, erfolgt keine Kostenerstattung.

Wenn das Fahrzeug zu früh eintrifft, muss es auf dem Lkw-Pool warten bis die gebuchte Slotzeit beginnt. Kommt das Fahrzeug zu spät an, verfällt der Slot. Alternativ kann der Slot umgebucht werden, wenn absehbar ist, dass die Slotzeit nicht eingehalten werden kann.

Die Registrierung erfolgt am Check-in (Lkw-Pool) mit eigens dafür bereitgestellten PCs.

Es werden zehn Sprachen angeboten. Diese lauten: Tschechisch, Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Rumänisch, Russisch, Türkisch.

Der Bedarf an Hebegeräten kann mit der Buchung des Zeitfensters je nach Verfügbarkeit angemeldet werden. Im System wird dann vermerkt, dass ein Gabelstapler zur Entladung benötigt wird. Die Logistikdienstleistung muss jedoch beim Logistikdienstleister über das SMS-Portal separat gebucht werden.

Beim Verlassen der Ladezone wird der Einfahrtsschein erneut gescannt. Damit ist der Be- und Entladevorgang abgeschlossen. Die Ausfahrt erfolgt über TOR 1. Nach Ablauf der gebuchten Zeit ist für jede Einfahrt eine erneute Buchung erforderlich. Das Fahrzeug darf nach Verlassen der Ladezone (Scan am TLP) während der Auf- und Abbauzeit auf dem Gelände parken (P30-P32).

Das Fahrzeug wird beim endgültigen Verlassen des Messegeländes gescannt.